Cách quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu văn phòng khoa học, chuyên nghiệp

14/03/2016 15:44
Công việc quản lý, lưu trữ hồ sơ đối với một công ty là vô cùng quan trọng. Bạn nên học cách sắp xếp sao cho hợp lý, khoa học và chuyên nghiệp nhất để làm việc hiệu quả hơn.

Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản điện tử đã được lưu hành và thực hiện tại một số cơ quan quản lý. Tuy niên, việc quản lý, lưu trữ hồ sơ bằng văn bản giấy tờ vẫn được sử dụng, bởi vì đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Đối với người làm hành chính văn phòng thì việc sắp xếp, quản lý và lưu trữ các hồ sơ là điều hết sức quan trọng. Đây là công việc mà không phải ai cũng có thể làm tốt, bạn có thể tham khảo cách sắp xếp hồ sơ khoa học theo trình tự như: chọn tủ hồ sơ nào cho phù hợp? Phân loại hồ sơ ra sao? Sắp xếp hồ sơ như thế nào? Và cách lập danh mục, lưu trữ hồ sơ như thế nào cho khoa học?

Chọn tủ hồ sơ phù hợp

quản lý, lưu trữ hồ sơBạn nên chọn tủ hồ sơ nhiều ngăn, phù hợp với không gian văn phòng

Đây có thể coi là việc làm đầu tiên và vô cùng quan trọng trong việc quản lý, lưu trữ hồ sơ. Bạn sẽ không lường trước được khối lượng hồ sơ cần lưu trữ của một công ty, bởi hồ sơ, giấy tờ luôn nhiều lên theo năm tháng, vậy bạn nên chọn tủ hồ sơ theo những kinh nghiệm sau:

Dùng tủ có nhiều ngăn: Với tủ có nhiều ngăn sẽ phù hợp với kích thước của các loại hồ sơ khác nhau. Mỗi ngăn bạn sẽ có thể dán giấy bên ngoài phân chia theo từng loại hồ sơ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm hơn.

Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ này vừa tiết kiệm không gian, giá thành không quá đắt mà có thể giải quyết được khá nhiều hồ sơ khi bạn cần lưu trữ mà không gian quá hẹp.

Sử dụng những mẩu giấy ghi chú: Giấy note là loại giấy không được phép thiếu đối với những người làm hành chính văn phòng. Mỗi loại giấy có kích thước và màu sắc khác nhau, bạn có thể dùng cho từng loại hồ sơ hoặc những ghi chú khác nhau.

Phân loại hồ sơ

Hồ sơ, giấy tờ của một công ty có số lượng rất lớn và có nhiều loại khác nhau, việc bạn để lẫn lộn, không phân loại rất dễ bị mất, thất lạc hoặc gây khó khăn lớn trong quá trình tìm lại. Điều bạn cần làm lúc này là nên phân loại ngay hồ sơ khi vừa tiếp nhận hoặc khi đã xử lý xong. Để phân loại hồ sơ có 3 cách sau:

Phân loại theo chủ đề: Nếu cùng 1 loại hồ sơ bạn cũng nên phân chia theo từng chủ đề chi tiết để dễ quản lý và tìm kiếm: báo cáo, quảng cáo, kế hoạch…

Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm quý 4...

Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4...

quản lý, lưu trữ hồ sơSử dụng các loại file tài liệu nhỏ để phân loại giấy tờ càng chi tiết càng tốt

Sắp xếp hồ sơ

Khi đã phân loại được hồ sơ một cách chi tiết bạn nên có một cách sắp xếp hồ sơ trên kệ sao cho dễ dàng tìm kiếm nhất. Bạn có thể sắp xếp các file hồ sơ theo thời gian, theo tính chất (hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…). Mỗi file hồ sơ bạn nên có ghi chú ngoài để tiện tìm kiếm.

quản lý, lưu trữ hồ sơMỗi loại hồ sơ, giấy tờ cần đựng trong những file lớn có đánh dấu để dễ tìm kiếm, tra cứu

Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà bạn có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng. Bạn cần tạo một danh mục cụ thể, chính xác và đưa sơ đồ đó vào máy tính. Khi cần tìm bạn có thể tra nhanh trên máy tính và biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy. Danh mục hồ sơ khi được đưa vào máy tính xong bạn cần phải đối chiếu, cập nhật thường xuyên khi có sự bổ sung những hồ sơ mới.

quản lý, lưu trữ hồ sơViệc lập danh mục hồ sơ giúp bạn tìm kiếm được nhanh và chuyên nghiệp hơn

Công việc quản lý, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức cơ quan nào từ khi thành lập. Và đây là công việc tưởng như rất đơn giản nhưng thực ra vô cùng khó khăn, vất vả và tốn rất nhiều công sức. Công việc này đòi hỏi bạn cần phải làm việc cẩn thận, khoa học thì công việc hành chính của bạn luôn thuận lợi và diễn ra nhanh chóng.

Từ khóa

Tags